Checklist para contratar una actividad de empresa sin sorpresas

El día del evento es demasiado tarde para descubrir que la actividad necesitaba otra sala, que el restaurante no conocía la escaleta o que la mitad del equipo creía que tendría que actuar.

1. Objetivo y participantes

• ¿Qué queremos conseguir?
• ¿Cuántas personas asistirán realmente?
• ¿Hay distintos idiomas, edades o necesidades de accesibilidad?
• ¿El grupo se conoce o mezcla sedes y departamentos?

2. Participación

Pedid una explicación literal de qué hará cada asistente. En nuestro formato corporativo, los actores interpretan a los sospechosos y el equipo investiga. Nadie recibe un papel sorpresa ni es obligado a exponerse.

3. Producción

• Duración y horario de montaje.
• Número de intérpretes.
• Necesidades técnicas.
• Plan de lluvia o cambio de sala.
• Persona responsable el día del evento.

4. Espacio y restauración

Confirmad aforo útil, acústica, recorridos y zona para actores. Si existe catering, actividad y servicio deben compartir una única escaleta aprobada.

5. Presupuesto comparable

Separad actividad, espacio, restauración, transporte e impuestos. Dos propuestas con el mismo total pueden incluir servicios muy distintos. También conviene saber qué ocurre si cambia el aforo.

6. Cierre y seguimiento

Definid quién recoge las acusaciones, cómo termina la experiencia y qué materiales se retiran. Una actividad profesional no desaparece después de la última escena: deja el espacio listo y un interlocutor disponible.